Wprowadzenie
Elektroniczny Obieg Dokumentów poprzez usprawnienia przepływu informacji jest podstawą efektywnych decyzji biznesowych w organizacjach. W procesie operacyjnym organizacje przetwarzają duże ilości dokumentów. Rozwiązaniem dla zorientowanych na wyniki firm jest wdrożenie oprogramowania workflow, które łączy ludzi, procesy i dokumenty w celu poprawy efektywności, zmniejszenia kosztów. Wszystko to przekłada się na szybsze podejmowanie decyzji, lepszą koordynację działalności organizacji, zwiększoną współpracę między instytucja a jej otoczeniem. Rozwój funkcjonalności oprogramowania do zarządzania dokumentami (ang. DMS – Document Management System) sprawia, że rozwiązania te oferują większe możliwości przy niższych cenach, są lepiej dostosowane do różnych typów organizacji i urządzeń – od komputerów przez tablety do smartfonów. Wraz z rozwojem stosowania e-dokumentów rosną wymagania w stosunku do dostępności serwisu. Firmy i urzędy wdrażając rozwiązania w zakresie EOD będą się starały zapewnić wysoką dostępność aplikacji. Rozwiązaniem jest tutaj wirtualizacja i środowisko Cloud Computing. Wdrożenie EOD oraz integracja z procesami biznesowymi, wpływa na zwiększenie efektywności pracy i zyski.
Cele
- Prezentacja rozwiązań przeznaczonych do skanowania, archiwizacji i wyszukiwania dokumentów;
- Dyskusja nad obniżeniem kosztów wydruku i skanowania w firmie;
- Identyfikacja głównych problemów związanych z wdrożeniem systemów e-dokument;
- Czy to już czas na przejście do przechowywania, backupu i archiwizacji dokumentów w chmurze? Jaki typ Cloud Computing wybrać? Jakie kryteria zastosować przy wyborze dostawcy?
- Prezentacje case study najlepszych praktyk w zakresie wdrażania systemów e-dokument i rozwiązań do kontroli kosztów wydruków i skanowania. Jak przejść od rozwiązania do zarządzania dokumentami do środowisku, platformie wymiany informacji?
Adresaci
- Kadra podejmująca strategiczne decyzje – prezesi zarządów, dyrektorzy finansowi, dyrektorzy IT;
- Kadra menedżerska odpowiedzialna za podejmowanie strategicznych decyzji w firmie;
- Starostowie, wójtowie i burmistrzowie urzędów powiatowych i gminnych;
- Kierownicy projektów IT, ds bezpieczeństwa, administratorzy systemów IT;
- Analitycy biznesowi;
- Osoby odpowiedzialne za procesy związane z zarządzaniem dokumentami, informacjami, korespondencją masową.
Termin
15 października 2020r.
Miejsce
Webinar
Planowana tematyka
- Korzyści wynikające z wdrożenia aplikacji do automatyzacji obiegu dokumentów. Do kogo są adresowane rozwiązania w zakresie automatyzacji zarządzania i obiegu dokumentów? Kiedy należy wdrażać tego typu rozwiązania?
- Przyszłe kierunki rozwoju archiwizacji dokumentów w administracji. Rola metadanych dla zarządzania i wyszukiwania dokumentów. Standardy archiwizowania dokumentów (ISO 14641-1:2012, ISO 27001). Certyfikacja systemów elektronicznej archiwizacji dokumentów. Kontrola zgodności zarchiwizowanych dokumentów ze standardem archiwizacji. Archiwizacja dokumentów i zarządzanie podpisu elektronicznego (francuskie rozwiązanie M@rine). Podpis elektroniczny jako gwarancja integralności zarchiwizowanego dokumentu. Rozwiązania open source do archiwizacji dokumentów wg standardu ISO 14721. Archiwizacja w chmurze. Zarządzanie dokumentami jako usługa (ang. Managed Document Services). Skalowalność rozwiązań do zarządzania obiegu dokumentów.
- Regulacje prawne w zakresie e-dokumentów. Digitalizacja dokumentów papierowych a zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych i
- Omówienie zakresu standaryzacji i możliwości wynikających ze stworzenia mechanizmu Registred Mail.
- Zadania systemu Elektronicznego Zarządzania dokumentacją w świetle Rozporządzenia z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Dokument Integralny i Autentyczny . Jak zintegrować aplikacje zarządzania dokumentami z systemami autoryzującymi.
- Systemy zarządzania dokumentami jako podstawowe wsparcie informatyczne mobilnych pracowników agencji i urzędów. Bezpieczeństwo danych w przypadku korzystania z netbooków, tabletów, smartfonów? (VPN, szyfrowanie danych, zdalne zarządzanie mobilnymi urządzeniami).
- Zarządzanie cyklem życia dokumentu – od jego utworzenia do archiwizacji i zniszczenia. Wybór dostawcy rozwiązań w zakresie zarządzania cyklem życia dokumentów. System zarządzania dokumentami jako część strategii w zakresie systemu zarządzania treścią (ang. CMS – Content Management System).
- Tendencje w rozwoju rozwiązań do elektronicznego zarządzania, dystrybucji i przechowywania (archiwizacji i wyszukiwania) dokumentów, poczty elektronicznej, faksów. Jak zintegrować dokumenty papierowe w systemach e-dokument?
- Systemy zarządzania dokumentami w służbie obywatela. Integracja systemów zarządzania dokumentami z rozwiązaniami portalowymi typu e-urząd, e-commerce, systemami ERP, CRM.
- E-faktury, jako część e-dokumentów, systemu wymiany danych EDI (Electronic Data Interchange) oraz e-płatności. Korzyści z interoperacyjności. Cykl życia e-faktury – od wystawienia poprzez przesłanie / udostępnianie w portalu do archiwizacji, korekty, duplikatu. Jak zintegrować dokumenty papierowe w systemach e-dokument?
- System Obiegu Dokumentów jako element Jednolitej Platformy Wymiany Informacji.
